Transforme la forma en que su empresa aprueba y formaliza documentos.
La firma de documentos no debería representar demoras, desplazamientos, impresiones o reprocesos.
En un entorno empresarial moderno, los procesos de aprobación deben ser ágiles, seguros y accesibles desde cualquier lugar.
En MyOffice ayudamos a las organizaciones a transformar sus procesos de aprobación y formalización documental mediante la implementación de firma electrónica, eliminando actividades manuales que afectan la productividad y retrasan la operación.
¿Qué transformamos?
Muchas organizaciones aún enfrentan situaciones como la impresión de documentos para obtener una firma, el traslado físico de contratos, autorizaciones o formularios, retrasos porque un responsable no se encuentra en la oficina, escaneo y envío de documentos firmados, pérdida de versiones o dificultad para identificar el documento definitivo y falta de trazabilidad sobre quién firmó, cuándo y desde dónde.
Nuestra estrategia de transformación digital reemplaza estos procesos por flujos completamente digitales, permitiendo que los documentos sean revisados, aprobados y firmados electrónicamente desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Así logramos la transformación. Implementamos una solución de firma electrónica que integra los procesos de aprobación dentro de la operación diaria de la empresa, reduciendo tiempos de respuesta, eliminando el uso innecesario de papel y mejorando la trazabilidad de cada documento.
La plataforma facilita la gestión de contratos, acuerdos, autorizaciones, comunicaciones internas y cualquier documento que requiera la aceptación o aprobación de una o varias personas.
Resultados que obtiene su organización.
• Firma electrónica con validez jurídica conforme a la normatividad colombiana.
• Firma de documentos desde computador, tableta o dispositivo móvil.
• Envío de solicitudes de firma a uno o múltiples destinatarios.
• Seguimiento del estado de cada proceso de firma.
• Registro de evidencias y trazabilidad de cada actuación.
• Notificaciones automáticas para agilizar las aprobaciones.
• Integración con los procesos documentales de la organización.
Una transformación que va más allá de la firma.
La firma electrónica hace parte de una estrategia de transformación digital orientada a optimizar la gestión de los procesos empresariales, automatizar flujos de trabajo y facilitar la colaboración entre las diferentes áreas de la organización.
Por esta razón, la solución puede integrarse con la Gestión Documental de MyOffice para que cada documento firmado sea almacenado, organizado y administrado durante todo su ciclo de vida, fortaleciendo el control de la información y la eficiencia organizacional.
Respaldo normativo.
Artículo 244 del Código General del Proceso (C.G.P.) - Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015); que reglamentó la ley 527 de 1999
Tres pasos sencillos para el trámite de una firma:
1. Selecciona firmante.
2. Selecciona método de firma (Manual-Biometria Facial-Voz).
3. Cargar documento.
Diferentes procesos de firma:
1. Firma simple: Un documento, un firmante.
2. Firma múltiple: Un documento, varios firmantes sobre el mismo documento, en el orden establecido.
3. Firma especial: Un firmante, múltiples documentos.
4. Firma masiva individual: Un mismo documento, múltiples firmantes; cada destinatario firma una copia independiente.
Beneficios:
- Seguridad.
- Información controlada en la nube.
- Trazabilidad de documentos y firmas.
- Respaldo permanente de la información.
- Infraestructura en la nube con certificación internacional de seguridad de la información ISO 27001
Plan Básico Ilimitado: $99.999/mes
Incluye:
-Firmas electrónicas ilimitadas.
-Documentos ilimitados.
-Usuarios ilimitados.
-Firmantes ilimitados.
-Todas las modalidades de firma.
-Todos los procesos de firma.
No incluye:
-Integraciones mediante API.
-Desarrollos o personalizaciones.
-Migración de información.
-Implementaciones especiales.
-Consultoría o desarrollos a la medida.
Cotización especial: Instituciones educativas, IPS, fundaciones, cooperativas y organizaciones cuya operación requiera implementaciones especializados. La confianza se construye con resultados.
Como parte de nuestro compromiso con la innovación y la transformación digital, MyOffice es miembro de la Alianza Colaborativa para Innovación y Desarrollo Empresarial de la Corporación Universitaria Empresarial UNISALAMANCA, iniciativa que promueve la colaboración entre la academia y el sector empresarial para impulsar proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y transformación digital.
Nuestra solución de firma electrónica ha demostrado su efectividad en organizaciones de gran tamaño, entre ellas el La Vianda, con más de mil colaboradores, evidenciando su capacidad para soportar operaciones de alto volumen con eficiencia, seguridad y escalabilidad.
Cada implementación representa una oportunidad para optimizar los procesos de firma, reducir tiempos de respuesta y avanzar hacia una operación empresarial más ágil y sin papel.
¿Está listo para eliminar el papel y acelerar los procesos en tu empresa?