CAD My Office Centro de Administración Documental.

Un paso hacia la Política de Cero Papel y la Transformación Digital.

Cada vez más organizaciones buscan reducir el uso del papel, optimizar sus procesos y fortalecer su transformación digital. Sin embargo, uno de los mayores desafíos continúa siendo la administración de historias laborales y documentación financiera que por obligación debe conservarse. 

Las historias laborales deben conservarse 20 años, conforme al Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.13, mientras que los documentos de comercio 10 años, de acuerdo con la Ley 962 de 2005, artículo 28 

El CAD My Office ofrece soluciones integrales especializadas e infraestructura tecnológica en la nube según necesidad, con colaboración institucional y servicios especializados con la Corporación Universitaria Empresarial Salamanca (UNISALAMANCA) para impulsar actividades académicas, prácticas formativas e iniciativas de investigación y desarrollo empresarial, enfocados a una transformación digital y automatización de procesos.

Generalidades del  CAD My Office:

• Digitalización documental: Transformación de archivos físicos en documentos digitales.
• Organización de archivos: Alistamiento, clasificación, indexación y estructuración de expedientes.
• Administración documental en la nube: Almacenamiento, consulta y gestión de documentos.
• Control de acceso: Permisos de consulta configurables por departamentos, empresas y roles.
• Gestión de procesos documentales: Seguimiento de casos, responsables y notificaciones por correo electrónico.
• Eliminación documental especializada: Articulación del proceso de destrucción segura de documentos físicos mediante nuestro aliado Sumatra - Empresa recicladora de la ciudad de Barranquilla.

Elija la modalidad tecnológica que necesita.

1. Administración Documental Corporativa:

Para empresas que necesitan organizar sus documentos, procedimientos y expedientes.

• Listados maestros y clasificación documental.
• Consulta controlada de documentos.
• Apoyo de Tablas de Retención Documental (TRD).

2. Gestión Documental con Flujos de Trabajo:

Para organizaciones que requieren seguimiento de documentos asociados a procesos.

• Administración documental por casos.
• Flujograma parametrizable con notificaciones por correo electrónico.
• Integración de funcionalidades de saldos, porcentajes de facturación y cartera (notificaciones por correo electrónico).
• Gestión de contactos con directorio de llamadas y grabaciones (audio).

3. Archivo Digital Empresarial:

Para empresas que requieren administrar expedientes digitales de alto volumen como historias laborales.

• Carga masiva de documentos, con creación automática de expedientes documentales y asignación de nombres.
• Organización y consulta de expedientes.
• Custodia digital y control de acceso.

Infraestructura tecnológica y valor agregado.

El servicio contempla el uso de una plataforma en la nube para almacenar, organizar y consultar la documentación, según la modalidad contratada.

La propuesta económica se determina según:

• Volumen de documentos por digitalizar.
• Condiciones y características del archivo.
• Nivel de organización requerido.
• Modalidad tecnológica seleccionada.
• Alcance del servicio de administración documental.