Un paso hacia la Política de Cero Papel y la Transformación Digital

Cada vez más organizaciones buscan reducir el uso del papel, optimizar sus procesos y fortalecer su transformación digital. Sin embargo, uno de los mayores desafíos continúa siendo la administración de historias laborales y documentación financiera que, por obligación debe conservarse durante años.

Las historias laborales deben conservarse durante 20 años, conforme al Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.13, mientras que los documentos de comercio deben conservarse durante 10 años, de acuerdo con la Ley 962 de 2005, artículo 28.

Nuestra plataforma permite a las organizaciones avanzar hacia una Política de Cero Papel mediante la organización, custodia y consulta de documentos desde un entorno digital, reduciendo la dependencia de archivos físicos y facilitando el acceso a la información cuando realmente se necesita.

Marco Normativo

La plataforma ha sido diseñada para apoyar la gestión, custodia y conservación documental de acuerdo con las principales disposiciones aplicables en Colombia:

· Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.

· Decreto 1072 de 2015 – Conservación de historias laborales.

· Ley 962 de 2005 – Conservación de documentos de comercio.

· Resolución 0312 de 2019 – Archivo y retención documental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

· Resolución 2346 de 2007 – Custodia de historias clínicas ocupacionales.

· Lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) sobre organización, conservación y retención documental.

Diseñada para custodiar información crítica

La plataforma incorpora funcionalidades que simplifican la administración documental y generan una mayor automatización:

· Carga masiva de hasta 20 documentos en una sola operación, creando automáticamente un registro por cada archivo.

· Creación de expedientes con uno o varios documentos asociados.

· Clasificación de registros por empresa y estado.

· Búsquedas por nombre y rango de fechas.

· Visualización de la cantidad de documentos por registro.

· Registro de observaciones.

· Exportación de información a Excel.

· Control de acceso por empresa para proteger la información.

· Auditoría de ingresos con usuario, fecha, hora y dirección IP.

· Restricción de eliminación de documentos para garantizar una custodia controlada.

¿Su archivo aún se encuentra en papel?

Sabemos que muchas organizaciones desean avanzar en su proceso de transformación digital, pero no siempre cuentan con el tiempo, el personal o los equipos necesarios para organizar y convertir su archivo físico en un archivo digital.

Si ese es su caso, también podemos acompañarlo en el proceso de incorporación de la documentación a la plataforma (digitalización y digitación), facilitando la implementación de su Política de Cero Papel y acelerando su transformación digital.